« 10 % à la louche » : pourquoi les restaurateurs paient trop de TVA sans intégration

Un même burger peut avoir différents prix selon le canal de vente et un menu classique peut avoir trois taux distincts de TVA. Sans intégration entre les plateformes de livraison et le logiciel de caisse, la ventilation correcte de la TVA devient matériellement impossible. Sans les données nécessaires, par prudence, le comptable doit alors appliquer l’hypothèse la plus défavorable pour le restaurateur avec, à la clé, un montant de TVA déclaré supérieur à ce qu’il devrait réellement être. La plupart des restaurateurs vivent cette situation sans même s’en rendre compte.

Une conversation avec une comptable suffit à mesurer le problème

Quand on décrit à une experte-comptable le quotidien d'un restaurateur qui reçoit des commandes depuis son site, depuis Uber Eats, depuis Deliveroo et depuis Delicity, sans intégration entre ces canaux et son logiciel de caisse, la réponse est pragmatique :

« En principe, c’est au restaurateur de saisir correctement la TVA. L’expert-comptable ne fait que récupérer l’information. Dans un cas dégradé comme celui-là, j’aurais tendance à appliquer 10 %, en essayant d'estimer prudemment les ventes d’alcool pour leur appliquer 20 %. Mais si l’établissement vend beaucoup d’alcool, il faut appliquer 20 % pour ne pas prendre de risque et rester dans les règles. » Karine Vigouroux, experte-comptable, LVK cabinet d'expertise comptable.

Voilà la réalité, posée à plat. Faute de mieux, on applique 10 % à la louche, voire 20 % lorsque le restaurant vend des boissons alcoolisées sur le différentiel entre la caisse et les rapports de vente des plateformes de livraison.

Le problème ne vient pas du comptable. Il vient du fait que le restaurateur, aussi consciencieux soit-il, lorsqu’il travaille manuellement, ne dispose pas toujours de données suffisamment détaillées dans son logiciel de caisse, avec un calcul de TVA fiable, à lui transmettre. L'intégration entre les canaux de vente et le logiciel de caisse n'est pas une commodité de confort. C'est ce qui rend le calcul exact de la TVA matériellement possible.

Pourquoi la TVA en restauration ne se traite pas avec un seul taux

Avant de comprendre ce que change une intégration, il faut rappeler pourquoi un seul taux moyen ne marche pas, et pourquoi un seul ticket peut comporter les trois taux légaux prévus par le Code général des impôts.

En restauration, trois taux coexistent :

• 5,5 % sur les produits alimentaires destinés à une consommation différée (bouteille d'eau ou autre boisson non alcoolisée scellée, viennoiserie emballée, plat à réchauffer ultérieurement).
• 10 % sur la restauration et les plats prêts à consommer immédiatement, sur place, à emporter ou en livraison. Les boissons non alcoolisées servies pour consommation immédiate suivent ce taux.
• 20 % sur toutes les boissons alcoolisées, quel que soit le mode de vente (sur place, à emporter, en livraison).

Une commande Uber Eats avec un burger, une canette de soda fermée et une bière relève donc de trois taux différents sur la même facture. Le principe légal s'appelle la ventilation des recettes : chaque ligne de vente doit être affectée à son taux correspondant.

À défaut, l'article 268 bis du Code général des impôts, repris par le BOFiP (BOI-TVA-LIQ-30-20-10-20), est clair : « lorsque des opérations passibles de taux différents font l'objet d'une facturation globale et forfaitaire, il appartient au redevable de ventiler les recettes correspondant à chaque taux […]. À défaut d'une telle ventilation, le prix doit être soumis dans sa totalité au taux normal. » Soit 20 % sur l'ensemble. C'est ce qui transforme la TVA d'un sujet comptable en sujet de risque fiscal.

Le décalage que les plateformes ont introduit dans le système

Tant que les ventes se font en boutique ou via un site de commande en marque blanche, les prix affichés sur le canal sont généralement alignés sur ceux du logiciel de caisse. C’est typiquement le cas pour les commerces avec site e-commerce créé sur Shopify ou pour les restaurants avec un site de commande en ligne créé par LivePepper : si la saisie manuelle a lieu, elle reflète le prix réellement payé par le client. La TVA peut être ventilée correctement par le logiciel de caisse.

Avec les plateformes de livraison de repas (Uber Eats, Deliveroo, Delicity), la donne change. Pour absorber des commissions qui se situent entre 15 % et 30 % selon les plans, et qui peuvent dépasser 30 % avec les frais additionnels, les restaurateurs majorent leurs prix de 15 à 35 % sur ces canaux. À cela s'ajoutent :

• des formules et des promotions propres à chaque plateforme,
• des commandes annulées ou non livrées qui doivent être déduites du chiffre d'affaires,
• des frais de service facturés au client, eux-mêmes taxables.

Conclusion. Entre le prix affiché en boutique, le prix affiché sur Uber Eats, le prix affiché sur Deliveroo et le prix réellement encaissé par le restaurateur, il y a quatre montants différents pour le même burger. Et chacun de ces montants emporte une ventilation de TVA différente.

Ce que fait vraiment un restaurateur non intégré

Quatre cas se rencontrent sur le terrain. Aucun n'est satisfaisant.

1. La caisse au prix par défaut

C'est la pratique majoritaire. Quand une commande Uber Eats arrive, l'employé la ressaisit dans la caisse avec les prix affichés en boutique, pas avec les prix majorés payés en ligne sur le site d'Uber Eats. Résultat, le chiffre d'affaires est sous-estimé dans la caisse, ce qui décale la base de calcul de la TVA. Le comptable, faute de détail article par article pour ventiler correctement, applique alors un taux unique sur le différentiel :

• 10 % s'il n'y a pas de vente d'alcool, ce qui revient à surpayer la TVA sur les articles qui auraient relevé de 5,5 %.
• 20 % s'il y a vente d'alcool, ce qui revient à surpayer la TVA sur les articles qui auraient relevé de 5,5 % ou de 10 %.

2. La caisse avec une majoration globale

Variante observée dans un réseau international multisite de commerce alimentaire de proximité : les commandes plateformes sont saisies en caisse avec une majoration standard préconfigurée dans le logiciel et correspondant grosso modo à la commission retenue. Le commerçant pense bien faire. En réalité, cette majoration globale crée des écarts hebdomadaires de plusieurs dizaines d'euros impossibles à expliquer. La commission n'est jamais exactement constante d'un panier à l'autre, et la TVA ne se ventile pas correctement sur une majoration moyenne calculée à la louche.

3. La caisse au prix réel

Quand le logiciel de caisse le permet, l’employé ressaisit la commande article par article et modifie manuellement le prix de chaque produit avant de l’enregistrer, afin de remplacer le prix boutique par le prix majoré appliqué sur la plateforme. Cette méthode aligne le chiffre d’affaires enregistré en caisse avec le montant réellement facturé au client, mais elle est chronophage, lourde et fragile. Elle repose sur une saisie manuelle, ligne par ligne, et suppose qu’aucune erreur ne soit commise. En pratique, peu de logiciels de caisse permettent cette manipulation, et seuls les restaurateurs recevant peu de commandes peuvent prendre le temps de l’appliquer de manière systématique.

4. Pas de caisse du tout

C'est la situation typique des dark kitchens. L'établissement ne facture pas directement le client final, il n'y a donc pas de besoin opérationnel d'un logiciel de caisse. Pour reconstituer la TVA, ces établissements doivent agréger manuellement les rapports de vente fournis par chaque plateforme (quand ils existent dans un format exploitable) et reconstruire eux-mêmes leur base de calcul. Le comptable, faute de détail article par article, doit appliquer un taux unique à 20 % sur le total des ventes déclarées par les plateformes. C'est conforme à la doctrine fiscale, mais c'est aussi le coût fiscal maximal pour le restaurateur.

La réconciliation impossible

Témoignage d’une chaîne de boulangeries située en Écosse, comptant 74 points de vente, qui se trouvait dans l’impossibilité, malgré les efforts soutenus de sa directrice financière, de rapprocher ses ventes pour calculer correctement la TVA.

« Avant l'intégration des plateformes de livraison avec notre logiciel de caisse, la réconciliation financière était simplement impossible. Les commandes n'étaient jamais enregistrées dans la caisse au moment où elles arrivaient. Le personnel, trop occupé pendant les heures de pointe, faisait la saisie le soir, parfois le lendemain. Les remises sur articles n'étaient pas détaillées : une remise globale était appliquée en caisse, ce qui rend mécaniquement impossible le calcul correct de la TVA poste par poste. » — Rebecca Hume, Directrice financière, Bayne’s the Family Bakers.

Le coup de grâce : les formules et les promotions

Imaginons une formule plateforme à 18 € incluant un plat (taux 10 %), une boisson en bouteille fermée (taux 5,5 %) et un dessert (taux 10 %). En boutique, le même plat, la même boisson et le même dessert sont vendus séparément, à des prix différents ou dans une formule avec les prix correspondants correctement associés.

Pour la TVA, on ne peut pas se contenter de saisir les trois articles à leurs prix unitaires et d'appliquer une remise globale en caisse. La caisse doit comprendre que c'est une formule, c'est-à-dire répartir le prix total de 18 € entre les trois lignes en respectant les taux de chacune.

Faire ce calcul à la main, à chaque commande, sur trois plateformes, avec des promotions qui changent toutes les semaines, et des prix qui ne sont pas alignés sur le logiciel de caisse, est tout simplement irréalisable. Le restaurateur a deux choix. Laisser tomber, appliquer un taux moyen et payer un surplus de TVA. Ou faire ce travail correctement et y passer ses soirées. La grande majorité choisit le premier. Et certains ont payé cher leurs erreurs. C’est arrivé récemment à un restaurant en Autriche qui a contacté HubRise en urgence pour connecter EPOS Technologies à Foodora après avoir reçu une amende de 7 000 €.

Les deux méthodes de ventilation acceptées par la doctrine fiscale

Quand une formule combine des produits relevant de taux de TVA différents, la doctrine fiscale (BOFiP BOI-TVA-LIQ-30-20-10-20) autorise deux méthodes pour ventiler le prix global.

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1. La ventilation au prorata du prix de vente unitaire à la carte. Chaque produit conserve son taux. Le prix de la formule est réparti entre les lignes proportionnellement au prix auquel chaque produit serait vendu séparément. Méthode la plus courante, simple à justifier en cas de contrôle si les prix carte sont stables.

2. La ventilation au coût de revient. Le prix global est réparti en fonction du prix d'achat des intrants (matières premières). Méthode plus complexe à mettre en œuvre mais parfois plus avantageuse fiscalement quand les marges varient fortement d'un produit à l'autre.

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Dans tous les cas, la ventilation doit être « simple et économiquement réaliste », et reste sous la responsabilité du redevable et sous le contrôle de l'administration. Une ventilation qui aboutirait à mécaniquement diminuer la TVA collectée, par exemple en gonflant artificiellement la part 5,5 % d'un menu, serait remise en cause.

Ce que change concrètement une intégration

Avec une intégration entre les canaux de vente et le logiciel de caisse, la commande arrive directement dans la caisse, avec le prix exact payé en ligne pour chacun des articles. Cela revient au scénario très rare dans lequel les articles sont saisis au prix réel, mais sans intervention manuelle : tout est automatisé. Le logiciel de caisse peut alors :

• comptabiliser chaque article à son prix de vente réel sur le canal d'origine,
• appliquer les règles de calcul propres aux formules et aux promotions, ligne par ligne,
• ventiler la TVA au bon taux pour chaque article,
• déduire automatiquement les commandes annulées par le client ou non livrées,
• éliminer toute saisie manuelle et tout risque d'oubli pendant les coups de feu.

C'est précisément le rôle que joue HubRise. HubRise reçoit la commande depuis son canal d'origine (Uber Eats, Deliveroo, Delicity, site de commande en marque blanche, application mobile, borne), conserve l'intégralité de la donnée transactionnelle (lignes d'articles, prix payés ligne par ligne, formules, promotions, statut de la commande) et la transmet au logiciel de caisse au format que celui-ci attend.

Pour le restaurateur, c'est la garantie que la donnée fiscale arrive intacte en bout de chaîne, quelle que soit la combinaison de canaux et de caisse utilisée.

Comme il n'y a plus d'écart entre la comptabilité, les rapports plateformes et les relevés bancaires, le comptable peut se fier aux calculs de TVA fournis par le logiciel de caisse pour faire sa déclaration. Plus besoin d'estimer à 10 %, ou de basculer à 20 % par sécurité. La donnée est là, au bon niveau, prête à exporter vers le cabinet comptable.

En cas de contrôle fiscal, le restaurateur peut prouver sa bonne foi par l'automatisation du processus. Chaque commande tracée, chaque ligne ventilée, chaque taux appliqué documenté. C'est un argument qui pèse.

Et au passage, on élimine une saisie manuelle, une tâche administrative des plus rébarbatives qui soient, et surtout on évite toute majoration forfaitaire de la TVA qui devrait sinon être appliquée par précaution.

Le sujet connexe : la consolidation des factures plateformes

La TVA n'est qu'un volet du problème. L'autre, c'est la réconciliation entre la caisse et les factures envoyées par les plateformes de livraison de repas chaque semaine ou chaque quinzaine.

Une facture Uber Eats, par exemple, fait apparaître :

• le total des ventes (TVA incluse),
• le nombre de commandes,
• le montant que la plateforme reverse au restaurateur (ventes moins commission),
• la commission Uber Eats (calculée sur le total TTC, sur une TVA que le restaurateur ne touche jamais en réalité),
• la TVA appliquée à la commission elle-même,
• les commandes déduites pour annulation ou non-livraison.

Sans intégration, le restaurateur ou son comptable doit rapprocher cette facture avec ses propres données de caisse, données qui, comme on l'a vu, sont déjà incomplètes ou faussées. La consolidation devient un travail d'enquête mensuel qui ne révèle souvent que des écarts qu'on n'arrive pas à expliquer.

Avec un logiciel de caisse intégré via HubRise en colonne vertébrale, chaque commande plateforme est tracée avec son prix exact, sa ventilation TVA, son statut (livrée, annulée, remboursée). Le restaurateur a accès à une vue consolidée des rapports de vente par canal, exportable et exploitable par le cabinet comptable. Au moment de réconcilier les factures, les chiffres collent. Le comptable n'a plus besoin de bricoler, de deviner, et surtout de majorer la déclaration de TVA.

Ce qui est en jeu

L'intégration ne se limite pas à faire arriver les commandes dans la caisse sans ressaisie. Elle est la condition matérielle pour respecter le principe de ventilation des recettes en restauration multicanal.

« Sans intégration, le restaurateur est coincé entre trois options : surpayer la TVA par prudence, sous-déclarer la TVA par défaut et prendre le risque d'un redressement fiscal, ou consacrer un temps déraisonnable à un travail article par article qui devrait être automatique. Avec une intégration, chaque article est comptabilisé à son prix réel. Chaque taux est appliqué au bon niveau. Chaque commande annulée est déduite. Et une experte-comptable peut faire son métier sans louche. » — Janaina Wittner, Partner Manager, HubRise.

Cette conclusion s’est imposée au fil des échanges menés par HubRise avec de nombreux restaurateurs, commerçants, réseaux de restauration structurés, éditeurs de logiciels de caisse et experts-comptables.